Nutzerführung (UX) bei digitalen Verwaltungsangeboten

Darum ist ein positives Erlebnis für User bei der Nutzung von digitalen Verwaltungsangeboten so viel mehr als Entwicklung und Design.

Die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung schreitet stetig voran. Verwaltungsangebote werden zunehmend digitalisiert, um Prozesse effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher zu gestalten. Doch häufig liegt der Fokus noch zu stark auf Funktionalität – und zu wenig auf User Experience (UX) und intuitiver Nutzerführung. Dabei ist gerade bei digitalen Verwaltungsangeboten eine gute Nutzerführung keine Nebensache sondern ein zentraler Erfolgsfaktor, ob ein Angebot genutzt wird oder nicht.

Was bedeutet gute UX in Verwaltungsangeboten?

User Experience beschreibt das gesamte Nutzungserlebnis einer Anwendung – von der ersten Interaktion bis zur Zielerreichung. In der Verwaltung bedeutet das: Eine Verwaltungsangebot muss klar, verständlich, logisch strukturiert und auf die Bedürfnisse der Zielgruppe(n) abgestimmt sein. Alle Nutzenden von digitalen Verwaltungsangeboten sollen schnell und intuitiv zum Ziel kommen.

Erfolgsfaktoren guter UX in Verwaltungssoftware

Eine benutzerfreundliche Verwaltungssoftware ist der Schlüssel zu einer positiven digitalen Erfahrung für die eigenen Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürger. Gute UX (User Experience) unterstützt nicht nur die intuitive Nutzung, sondern fördert auch Vertrauen und Akzeptanz digitaler Verwaltungsprozesse. Die folgenden Faktoren sind entscheidend für eine gelungene Nutzerführung bei digitalen Verwaltungsangeboten:

• Konsistenz: Einheitliche Bedienmuster und Begriffe über verschiedene Seiten und Prozesse hinweg
• Barrierefreiheit: Zugänglichkeit für alle Nutzergruppen, unabhängig von Einschränkungen
• Feedback: Intelligente Fehlerbehandlung, verständliche Rückmeldungen
• Effizienz: Reduzierung von Klickpfaden, klare Call-to-Actions
• Transparenz: Nachvollziehbarkeit des aktuellen Prozessstands

Nutzerführung als Schlüssel: So gelingt intuitive Bedienung

Eine durchdachte Nutzerführung macht digitale Verwaltungsangebote verständlich und zugänglich und reduziert Schulungsaufwand für Verwaltungsmitarbeitende. Intuitive Bedienkonzepte reduzieren Hürden, steigern die Nutzerzufriedenheit und sorgen dafür, dass sich alle Beteiligten sicher durch digitale Prozesse bewegen können. Die folgenden Prinzipien zeigen, wie gute UX in der Praxis umgesetzt wird:

• Klar strukturierte Menüs und Formulare
  Schrittweise Prozessführung
• Visuelle Hierarchien nutzen
  Relevante Inhalte hervorheben, unterstützende Informationen visuell abgrenzen
• Progressive Disclosure
  Informationen und Funktionen erst nach und nach präsentieren, zum Beispiel durch Auf- und Zuklapp-Funktionen.
• Kontextbezogene Hilfen
  Alternativtexte, Attribute, Info-Symbole und begleitende Hinweise direkt im Kontext einer Seite bzw. eines Online-Formulars.

Fazit: UX ist Verwaltungsmodernisierung in Reinform

Eine durchdachte Nutzerführung in Fachanwendungen der öffentlichen Verwaltung spart Zeit, Geld und Frustration – auf Seiten der Nutzenden wie auch in der Verwaltung selbst. Wer Fachverfahren effizient und intuitiv gestaltet, investiert in Akzeptanz, Qualität und Nachhaltigkeit digitaler Services.

Übrigens: Auch die Verwaltungsmitarbeitenden selbst legen Wert auf Modernisierung und Digitalisierung, wie die Studie „Barometer Digitale Verwaltung – Zwischen Anforderungen der Gegenwart und Herausforderungen der Zukunft“ zeigt.