Veröffentlichung der Studie „Verwaltung in Krisenzeiten 2“

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Vor einem Jahr veröffentlichte Next:Public mit Verwaltung in Krisenzeiten eine erste Bestandsaufnahme, welche Erfahrungen der Öffentliche Dienst und seine Mitarbeiter*innen im Zuge der Corona-Pandemie machten und wie sich ihr Arbeitsalltag änderte. Ein Jahr später folgt mit Verwaltung in Krisenzeiten 2 das Update. Die Folgestudie untersucht, inwiefern sich die Arbeit der Verwaltungen und das Empfinden der Mitarbeiter*innen innerhalb eines Jahres verändert haben.

Dabei werden wie im Vorjahr nicht nur die Beschäftigten in den Verwaltungen befragt, sondern in einer parallelen Bürgerbefragung auch die Erfahrungen der Nutzer*innen berücksichtigt.

Eine zentrale Erkenntnis der Studie: Die interne Verwaltungsmodernisierung und Verwaltungsdigitalisierung hat durch die Corona-Pandemie zwar einen Aufschwung erhalten, sie ist aber weiterhin ausbaufähig, sodass sich auch im dritten Lockdown zwischen Januar und Mai 2021 nur schrittweise Verbesserungen ergeben haben. Die neue Normalität ist somit noch nicht in der Fläche angekommen sondern vor allem in einzelnen Leuchttürmen Realität geworden.

Arbeitsbelastung der Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter nochmals angestiegen

Die Arbeitsbelastung in deutschen Verwaltungen ist seit der Pandemie deutlich erhöht. Schon bei der ersten Umfrage im Jahr 2020 gaben 42 Prozent der Befragten an, dass die Belastung bei der Arbeit seit Corona höher oder sehr viel höher war. Bei der Befragung im Jahr 2021 machten sogar 45 Prozent diese Angaben. Das bedeutet einen nochmaligen Zuwachs von 3 Prozentpunkten.

21 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren im Jahr 2021 durch die Pandemie-Maßnahmen zudem noch immer mit anderen als den eigentlichen Aufgaben ihres Jobs betraut. Im Jahr 2020 war es noch jede/r Dritte.

Kaum IT-Sicherheits- und Datenschutzschulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verwaltungen, trotz mehr Homeoffice und dem Einsatz privater Technik im Dienst

Auch im zweiten Jahr der Pandemie wurden in deutschen Verwaltungen kaum IT-Sicherheits- und Datenschutzschulungen für Mitarbeitende durchgeführt. Nur 13 Prozent der Befragten gaben an, beim Wechsel ins Homeoffice an einer IT-Sicherheitsschulung teilgenommen zu haben. Sogar nur 9 Prozent erhielten eine Schulung zum Thema Datenschutz. Gleichzeitig arbeiten immer mehr Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter im Homeoffice (60 Prozent im Jahr 2021 im Vergleich zu 55 Prozent im Jahr 2020) und müssen dort zumindest zum Teil auf ihre private Hardware / Technik zurückgreifen (62 Prozent im Jahr 2021 im Vergleich zu 66 Prozent im Jahr 2021).

Gerade in Bezug auf das Thema Homeoffice, welches bei Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern beliebt ist wie nie zuvor, sollten die Verbesserung von Sicherheitsvorkehrungen und technischer Ausstattung stärker in den Fokus der Verwaltungen rücken.

Fast alle Beschäftigten in Behörden wünschen sich, im Homeoffice arbeiten zu können

 92 Prozent der Beschäftigten in Verwaltungen, deren Jobs grundsätzlich dafür geeignet sind, möchten zukünftig im Homeoffice arbeiten (bei der ersten Befragung waren es 89 Prozent). Doch nach dem großen Schub durch den ersten Lockdown hat sich ein Jahr später wenig getan: Während der ersten Phase der Pandemie konnten 55 Prozent der Verwaltungsbeschäftigten mehrheitlich im Homeoffice arbeiten. Im ersten Halbjahr 2021 waren es nur fünf Prozentpunkte mehr, also 60 Prozent. Die Zahl der Mitarbeiter*innen die durchgehend im Homeoffice gearbeitet haben ist gesunken: Von einem Drittel im ersten Lockdown zu einem Viertel im dritten Lockdown.

Diejenigen, die 2021 weiterhin nicht im Homeoffice arbeiten konnten, scheiterten bei der Realisierung am häufigsten an fehlenden digitalen Prozessen (30 Prozent), dem Mangel an technischen Endgeräten (30 Prozent) und am Widerstand ihrer Vorgesetzten (26 Prozent). Die Präsenzkultur ist in deutschen Verwaltungen weiterhin ausgeprägt, auf kommunaler Ebene (direkter Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern) und Landesebene deutlich stärker als auf Bundesebene.

Bislang ist der durch die Corona-Pandemie erhoffte Digitalisierungsschub in den Verwaltungen eher ein kleiner Schubs. Auch nach eineinhalb Jahren Pandemie scheitern Homeoffice und mobiles Arbeiten an vielen Stellen immer noch an der notwendigen Hard- und Software. Zusätzlich herrscht scheinbar an vielen führenden Stellen der Verwaltung weiterhin der Irrglaube, dass wir zukünftig zu einem Status Quo wie vor der Pandemie kommen. Für die zukünftige Krisenfestigkeit, aber auch für die Attraktivität der Verwaltungsberufe ist hier dringend ein Umdenken geboten.

Carsten Köppl, Initiator und Projektleiter der Studie

Verwaltung aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger: Die Nutzung digitaler Verwaltungsservices ist gestiegen, die Unzufriedenheit mit den angebotenen Services ebenfalls

Parallel zur Verwaltungsbefragung wurde auch für die Fortsetzungsstudie eine Bürgerbefragung durchgeführt. Dabei gaben 17 Prozent der rund 5.000 Befragten an, dass sie im ersten Halbjahr 2021 stärker als zuvor die Online-Dienste der öffentlichen Verwaltung genutzt haben. Drei Viertel der Befragten nutzten die digitalen Verwaltungsdienste nicht öfter als sonst. Während die Nutzerzahlen also leicht gestiegen sind, sank auch die Zufriedenheit mit den digitalen Verwaltungsangeboten. Zufrieden waren 2021 nur noch 15 Prozent im Vergleich zu 22 Prozent bei der Befragung zum ersten Lockdown 2020. Die Unzufriedenheit ist dagegen von 2020 auf 2021 gestiegen, nämlich von 47 Prozent auf 63 Prozent.

Die Fortsetzungsstudie basiert auf einer umfangreichen Verwaltungsbefragung in Bund, Ländern und Kommunen mit rund 2.500 Teilnehmenden und einer parallel durchgeführten Online-Umfrage von 5.000 Bürgerinnen und Bürger.

Studie zum Download

Die erste Studie Verwaltung in Krisenzeiten, welche 2020 veröffentlicht wurde, gibt es hier als PDF zum Download.

Wir bedanken uns herzlich bei unseren Partnern und Unterstützern der Studie.

 

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